Ser más productivo consigue en ser capaz de distinguir entre prioridades. Y dar prioridad consiste en distinguir lo urgente de lo importante y hacer primero lo IMPORTANTE.
La prioridad se consigue haciéndote estas cuatro preguntas: ¿Tengo que hacer esto ahora? ¿Es esto lo más importante que tengo que hacer hoy? Si no, ¿qué puesto ocupa en relación con otras tareas que tengo pendientes? ¿Alguien está esperando a que lo haga o depende de que lo haga? ¿Qué consecuencias tiene no hacerlo ahora?
James McGrath, autor del bestseller El pequeño libro de las grandes preguntas del management (Alienta Editorial, 2015) resume en estos ocho puntos las claves para trabajar mejor sin trabajar más:
1. "Descarta tus listas de deberes pendientes", plantea de partida.
2. "Pregúntante: ¿Cuál de las tareas no urgentes pero importantes en mi bandeja de entrada me ahorraría el máximo de tiempo o resolvería los problemas más urgentes?", propone.
3. "Registra las actividades a las que dedicas el tiempo a lo largo de una semana. Al final de la semana, analízalas", sugiere.
4. "Las tareas urgentes e importantes son probablemente los temas a los que actualmente dedicas más tiempo: tienes que tratarlos con rapidez, puesto que en muchos casos te ayudarán a cumplir tus objetivos", señala.
5. "No urgentes, pero importantes son las tareas que están languideciendo en tu cajón. Para resolverlas sige el ejemplo del mejor jefe con el que me encontré a lo largo de mi carrera: llegaba al trabajo cada día a las 6.00 horas. Su teléfono rara vez sonaba antes de las 9.00 horas. Utilizaba ese tiempo tranquilo para gestionar los asuntos importantes pero no urgentes. Trabajar por la mañana es más productivo que por la noche puesto que estás más fresco y hay menos gente que te distraiga", explica.
6. "Impide que aterricen en tu mesa las tareas que no son importantes ni urgentes. Explícale a tu remitente que tiene que hablar con X. Si cruzan tu cortafuegos, échalos o delégalos si requieren acción", urge.
7. "Pregúntate: ¿Qué tareas debo redirigir de entrada a otro miembro de la plantilla? No sólo las que no son importante o urgentes", continúa.
8. "La categoría de 'urgente-pero-no-importante' está llena de problemas de otras personas. No dejes que los demás te endosen sus problemas... a menos que sea tu jefe. Sé un buen colega, pero asegúrate de que su trabajo está asignado a un período concreto de tus prioridades. No dejes que te roben el tiempo", concluye este experto en liderazgo práctico.
vía Cinco sencillas preguntas que te van a ayudar a ser más productivo