Si te mueves en el damero del comercio exterior, acudir a fiestas internacionales, créenos, no es una opción, es un ‘must’, “hay que estar en ellas, incluso por una cuestión de imagen cuando ya eres una empresa consolidada y has tocado techo”, reconoce José Luis Arévalo, director general del Sudeste Asiático Pacífico de Typsa.
¿Por qué incluir la asistencia a ferias en tu agenda? Porque si vas a vender, te facilitan la búsqueda y selección de distribuidores, agentes comerciales ypartnerde forma más rápida y económica. Y porque si vas a comprar, podrás seleccionar proveedores, condiciones y precios de compra, características de la mercancía, plazos de entrega, etc... Sin olvidar que las ferias también te permitirán estudiar a la competencia (analizarla, conocer sus precios y políticas de actuación...), descubrir las oportunidades de mercado y las nuevas tendencias, buscar nuevos productos e incluso comparar tecnologías de producción y modelos de negocio.
Antes de la feria
Vísteme despacio que tengo prisa. En este viaje, la preparación determina el éxito o el fracaso de acudir a una feria. Una preparación que debe empezar –si vas como visitante– meses antes del inicio de la feria e incluso entre seis meses y un año, si acudes como expositor. “La feria puede ser una oportunidad perdida si no se planifica adecuadamente. Si en circunstancias normales el 50% del éxito de una reunión depende de la planificación, en la visita a una feria alcanza el 70%”, afirma Santiago Quiroga, director de Expansión Internacional de IFEMA.
- ¿Por qué no hay que dejar nada a la improvisación?
- “Las ferias se celebran siempre en directo, lo que implica que no hay segundas oportunidades para realizar aquellas gestiones que hayan quedado pendientes”, aclara Quiroga.
Criterios de selección. La clave está en seleccionar aquellas que van a tener un retorno mayor para tu negocio (mide ese retorno en inversión, acuerdos, promoción o conocimientos del sector). ¿Cuestiones a tener en cuenta? La fecha, periodicidad, lugar de celebración, saber si participan tus competidores, si es una feria destacada en tu sector, qué acciones de promoción y comunicación desarrollan los organizadores... Es también importante ver quiénes son los organizadores, la entidad que está detrás y recopilar información de la feria, del país, del sector... Puedes obtener información sobre las ferias y mercados a través de las oficinas comerciales, Cámaras de Comercio, portal del ICEX, asociaciones de exportadores y foros de opinión. También te serán de utilidad buscadores de ferias internaciones como Fair Guide, Jetro-Trade Fair Website, ExpoDataBase o 10times.com.
Define tus objetivos. Aunque pueden ser muchas las razones que te conduzcan a una feria, define la tuya porque de ella va a depender la estrategia a seguir. Por tanto, seleccionar el mercado y la feria que mejor se adapte a tus objetivos es el siguiente paso. Es decir, qué buscas realmente con la asistencia a la feria. ¿Encontrar proveedores? ¿Sólo quieres identificar las oportunidades de negocio previa a la toma de decisiones de lanzarte a ese mercado? ¿Quieres testar tu producto? ¿Tu objetivo es saber qué hace tu competencia? ¿Quieres dar a conocer tu empresa? ¿Buscas potenciales socios o distribuidores...? En ese sentido, define las tareas (anótalas en tu tablet o cuadernillo) que te van a permitir alcanzar esos objetivos. Será tu hoja de ruta. “Para sacar partido a tu asistencia a ferias es fundamental conceptualizar los objetivos... y mucha planificación”, defiende Carlos Pretel, CEO de la empresa de iluminación Prilux.
¿Sectoriales o generalistas? Claramente las primeras si lo que buscas son profesionales del sector (proveedores, contactos y conocimientos del mercado elegido...) o generalistas, si quieres testar tu producto dentro del pequeño micromercado que ofrece una feria).
Define tus contactos. Busca tus contactos objetivos, es decir, aquellos que te interesen mantener y, dentro de éstos, lo que te aporten más valor según la estrategia comercial o de mercado que hayas definido. En este punto –como en casi todo– la improvisación es una mala consejera. Procura cerrar entrevistas o encuentros por e-mail antes de que se celebre la feria. Esto te va a permitir sacar el máximo partido a tu visita.
¿Dónde encontrar esos potenciales contactos? La fuente fundamental es el directorio de expositores de la feria elegida. La relación de participantes lo encontrarás en las páginas web de las ferias generalmente un mes antes de su celebración... o pídeselo a los organizadores. Es importante que te pongas en la piel de esos contactos objetivos para saber qué necesidades tienen y dar respuesta a esas cuestiones. Pregúntate si tu producto o servicio cubre esa necesidad. Y si no es así, adapta tu propuesta.
Jerarquía de citas. A la hora de optimizar tu tiempo y esfuerzo, Quiroga recomienda cualificar las citas atendiendo a tres categorías: imprescindibles, importantes e interesantes: “A partir de aquí, sólo es necesario aplicar la lógica: cruzando recursos y agenda (tiempo) se deberá buscar como objetivo fundamental cubrir todas o prácticamente todas las cualificaciones como imprescindibles, el mayor número posible de las importantes y las que sean posibles de las interesantes”.
Los papeles. Preparar la feria también significa preparar la documentación requerida, las tarjetas de presentación, catálogos de empresa, muestras de productos, tarifas de precios, demos en CD... todos traducidos al inglés y el idioma local.
Mejor acompañado. El equipo de feria debe estar formado por un mínimo de dos personas, una de ellas, un técnico, en el caso de que quieras dar a conocer un producto. Si el foco lo tienes puesto más en la parte comercial, cambia al técnico por alguien del equipo de ventas (en ambos casos, al menos con dominio del inglés). En el caso de asistir a ferias asiáticas, tampoco descartes contratar a un intérprete local: es una manera de ofrecer una imagen más profesional... y de no perder detalles.
Si eliges ir con stand, sigue la recomendación de Carlos Pretel, CEO de Prilux: “Que sea modulable y duradero”. Ah, “y no olvides levantar elstandantes, en tus instalaciones para ver que todo está ok”. Para José Luis Arévalo, director general de Sudeste Asiático Pacífica de Typsa, “el binomio ponencia + stand es lo más eficaz para sacar la máxima rentabilidad a una feria”.
Elabora un presupuesto. Llegados a este punto, ya has elegido el mercado, la feria y la forma en que vas a participar en ella. Ahora es el momento de echar números, es decir, de elaborar un presupuesto con previsiones de gastos. Hay gastos que puedes cuantificar con la información que facilitan los organizadores de la feria, como el coste de la inscripción, el valor del stand por metro cuadrado si vas a asistir como expositor (las tarifas oscilan entre los 1.000- 1.500 euros/ m2 ) y las formas de pago. Otros datos los tendrás que recopilar por tu cuenta. Por ejemplo, según la duración de la feria, calcular los costes de desplazamiento y alojamiento, documentos de viajes (pasaporte, visados), manutención, transporte (taxis, alquiler coches, transporte público, etc), contratación de un intérprete (número de días, precio/ días) si es necesario, impresión de material (cartelería, tarjetas de visita, etc) y dotación gastos imprevistos (invitaciones, etc).
Durante la feria
No te olvides del plano. Sabemos que es una obviedad, pero como decía el reconocido filósofo y psicoanalista francés Jacques Lacan, “lo obvio suele pasar desapercibido, precisamente por obvio”. Será por eso que muchos visitantes profesionales a las ferias ‘obvian’ llevar un plano. Craso error según Quiroga: “Hacernos con un plano de la feria te permite controlar las distancias y consecuentemente el tiempo de traslado entre una y otra reunión”.
Las agendas en las ferias deben contar con una margen de flexibilidad. En ese sentido, es recomendable dejar espacios en blanco para recuperar citas que no se puedan llevar a cabo en el momento previsto”.
¿Cuándo realizar las entrevistas? Los primeros días y los últimos de una feria suelen ser los mejores para llevar a cabo tu ronda de entrevistas y contactos. En el caso de las ferias que estén divididas en unos días para profesionales y empresas y otros abiertos al público en general, centra tus esfuerzos en los primeros días.
Directo al grano. Tienes cerrada tu agenda de entrevistas y actividades. Y ya sabes –porque te lo hemos dicho antes– que tu prioridad es convertir tus contactos en visitas. En el cara a cara, conviene ir direc to al grano, “en una feria el tiem po es fundamental para todos”.
Recoge muestras de productos e información. Durante tus visitas a los stands recoge muestras de productos e información. Recuerda que las ferias es uno de los mejores formatos para estar al tanto de lo que ocurre en tu sector. Con toda la información que obtengas (entrevistas personales, documentación, ponencia, networking...) vas a poder analizar y medir a tu competencia, conocer las tendencias, etc. Durante este proceso, haz un registro diario de la información obtenida a modo de diario o gestor de contenido.
Anota los compromisos. “Por mucho que confiemos en nuestra memoria, es necesario tomar notas que nos permitan recordar los compromisos adquiridos (envíos posteriores de información, por ejemplo), así como identificar a nuestros interlocutores. Una colección de tarjetas puede convertirse en un jeroglífico insalvable”, recuerda Quiroga.
No intentes abarcarlo todo. Hay ferias de todo tipo y tamaño. Las más pequeñas las podrás recorrer con tiempo suficiente. En las grandes, es necesario seleccionar aquello que te interesa. No te salgas del guión fijado en la parte preparatoria de la feria. Y si te sobra tiempo, amplia el radar.
Después de la feria
Es un error habi tual dar por terminada la feria el día que se abandona el recinto, coinciden los expertos consultados. Hacer un seguimiento posterior es fundamental, tanto que, si no, “gran parte de todo nuestro trabajo en la visita a una feria podría venirse abajo”, señala Quiroga. Piensa que en una feria profesional se cruzan miles de visitas. Por eso, “la necesidad de hacer que la nuestra sea importante no sólo se va a basar en la reunión mantenida sino también en nuestra actitud posterior”, afirma Quiroga.
Para este experto, el objetivo es que tu reunión o entrevista sean recordadas y tenidas en cuenta sobre el resto. ¿Cómo? “Es positivo que cualquier persona con la que nos hayamos encontrado o mantenido contacto en la feria reciba por nuestra parte una nota de agradecimiento por el tiempo que nos han dedicado. Con eso ponemos un anuncio para que nos recuerde por encima de las múltiples visitas que haya podido mantener”, detalla Quiroga. “Ninguna petición, solicitud o compromiso realizado en la feria puede quedar sin respuesta”, añade. Sin olvidar “que aquellos contactos que, a pesar de no haber cerrado un compromiso, nos resulten especialmente importantes, merecen un recordatorio personalizado”. Es también lo que hacen en Prilux: “De los contactos que hacemos en las ferias, a la semana siguiente les enviamos un correo electrónico, y de entre ellos, a los que responden o muestran interés, les llamamos por teléfono”, señala el consejero delegado de Prilux. Acciones, todas de ellas, que contribuyen a convertir tus visitas en clientes y a las ferias, en una herramienta comercial altamente eficaz.
vía Guía para hacer contactos en una feria interancional