Mauro Libi Crestani: El secreto de productividad de Charles Darwin que te va a ayudar a ser más eficiente

A través de Francis Darwin, uno de los hijos de Charles Darwin, hemos podido saber cuál era la rutina diaria de su padre (seguía una estricta rutina, hiciera el tiempo que hicera, estuviera quien estuviera en su casa):

7:00 horas Se despierta y se da un pequeño paseo.

7:45 Desayuna solo.

8-9:30 Trabaja en su estudio. Lo considera el período de trabajo más productivo de todo el dia.

9:30-10:30 En otra dependencia de la casa lee primero sus cartas profesionales y luego, en voz alta, lee las cartas familiares.

10:30-12:00 Vuelve a su estudio, donce continúa trabajando.

12:00-12:45 Se da otro paseo a solas. Visita el invernadero.

12:45 Come con toda la familia. Cuando acaba de comer, lee The Times y responde el correo.

15:00 Descansa en la cama y se fuma un cigarro. Su mujer (Emma Darwin) le lee una novela.

16:00 Se da otro paseo, en ocasiones acompañado.

16:30 Vuelve a trabajar en su estudio. Trata de aclarar las ideas que han surgido en su trabajo matinal.

18:00 Se echa otro ratito y su mujer continúa con la novela en voz alta.

19:30 Se toma un té mientras el resto de la familia cena. Si no hay invitados, juega al backgammon con su mujer, a continuación lee en voz alta algún texto escrito por él mismo y después su mujer toca el piano. Si hay visita, se va con las mujeres a otra dependencia (nunca se queda con los varones).

22:00 Se marcha a la cama.

22:30 Se queda dormido (después pasará siempre una mala noche, tiene problemas de sueño).

Y así un día, y otro día, y otro, y otro... El caso es que su familia, aunque respetaba su dedicación y su talento, le decía que no fuera tan rígido.

La productividad no es simplemente el resultado de pasar más horas en la oficina o de hacer más sacrificios. Es, sobre todo, cuestión de trabajar más cuando eres más productivo. Si te fijas, Darwin trabajaba únicamente en tres períodos de intenso trabajo de 90 minutos repartidos a lo largo del día.

“Trabajar crea su propio círculo vicioso: cuánta más atención intentamos prestar a todo, menos reflexivos somos. Sin embargo, cuando nos centramos en algo, conseguimos mejorar nuestra concentración y recordar lo que hicimos. Nos sentimos menos agotados. Así que centrarse en una sola cosa no sólo es más eficiente, sino que también mejora nuestra capacidad para usar el conocimiento que hemos adquirido. No se trata simplemente de productividad”, asegura Margaret Heffernan, en su libro El gran impacto de las pequeñas cosas (Empresa Activa, 2017), una ampliación de sus existosa charla TED.

“Intentar abarcarlo todo hace que las personas polifacéticas se conviertan en malos editores de sus cerebros. Quienes insisten en emprender múltiples tareas sufren para ignorar la información irrelevante y emplean más tiempo en pasar de una actividad a otra. En otras palabras, pemanecen en una continua actividad frenética, pero, en realidad, desperdician su tiempo”, sigue.

“Y dado que los sistemas de memoria que compiten en el cerebro almacenan la información de manera diferente, la persona polivalente tiene más dificultades para recuperar la escasa información que retiene”, concluye.

Conclusión (el 'secreto' de productividad de Darwin): Permítete descansos breves periódicamente.

“La capacidad para mantener la atención durante largos períodos de tiempo se ve modulada por varios factores, como las características físicas de los estímulos, el ritmo en el que aparecen y la cantidad. Sabemos desde hace bastante tiempo que la atención es cíclica y que no podemos mantenernos largo periodos de tiempo así. Si se hacen pausas breves cada treinta minutos, el nivel de rendimiento permanece a un nivel superior y casi constante”, asegura Marta Romo, consultora, coach y experta en entrenamiento cerebral a través de neurofeedback dinámico, cofundadora de Neuroclick y BeUp, en su libro Entrena tu cerebro (Alienta, 2016).

¿Cómo establecer prioridades?

Ser más productivo consigue en ser capaz de distinguir entre prioridades. Y dar prioridad consiste en distinguir lo urgente de lo importante y hacer primero lo IMPORTANTE.

La prioridad se consigue haciéndote estas cuatro preguntas: ¿Tengo que hacer esto ahora? ¿Es esto lo más importante que tengo que hacer hoy? Si no, ¿qué puesto ocupa en relación con otras tareas que tengo pendientes? ¿Alguien está esperando a que lo haga o depende de que lo haga? ¿Qué consecuencias tiene no hacerlo ahora?

James McGrath, autor del bestseller El pequeño libro de las grandes preguntas del management (Alienta Editorial, 2015) resume en estos ocho puntos las claves para trabajar mejor sin trabajar más:

1. "Descarta tus listas de deberes pendientes", plantea de partida.

2. "Pregúntante: ¿Cuál de las tareas no urgentes pero importantes en mi bandeja de entrada me ahorraría el máximo de tiempo o resolvería los problemas más urgentes?", propone.

3. "Registra las actividades a las que dedicas el tiempo a lo largo de una semana. Al final de la semana, analízalas", sugiere.

4. "Las tareas urgentes e importantes son probablemente los temas a los que actualmente dedicas más tiempo: tienes que tratarlos con rapidez, puesto que en muchos casos te ayudarán a cumplir tus objetivos", señala.

5. "No urgentes, pero importantes son las tareas que están languideciendo en tu cajón. Para resolverlas sige el ejemplo del mejor jefe con el que me encontré a lo largo de mi carrera: llegaba al trabajo cada día a las 6.00 horas. Su teléfono rara vez sonaba antes de las 9.00 horas. Utilizaba ese tiempo tranquilo para gestionar los asuntos importantes pero no urgentes. Trabajar por la mañana es más productivo que por la noche puesto que estás más fresco y hay menos gente que te distraiga", explica.

6. "Impide que aterricen en tu mesa las tareas que no son importantes ni urgentes. Explícale a tu remitente que tiene que hablar con X. Si cruzan tu cortafuegos, échalos o delégalos si requieren acción", urge.

7. "Pregúntate: ¿Qué tareas debo redirigir de entrada a otro miembro de la plantilla? No sólo las que no son importante o urgentes", continúa.

8. "La categoría de 'urgente-pero-no-importante' está llena de problemas de otras personas. No dejes que los demás te endosen sus problemas... a menos que sea tu jefe. Sé un buen colega, pero asegúrate de que su trabajo está asignado a un período concreto de tus prioridades. No dejes que te roben el tiempo", concluye este experto en liderazgo práctico.

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