En su guía Cómo calcular Costes, los expertos en creación de empresas del Instituto Gallego de Promoción Empresarial (antes, BIC Galicia), resume así el contenido mínimo que debe contener un presupuesto, con independencia del trabajo que se vaya a realizar.
Hay trabajos que son mejor percibidos por el cliente que otros, pero, como mínimo, deberá presentar los siguientes requisitos:
1. "Debe incluir desde la presentación de nuestra empresa hasta la solución que pensamos darle al cliente, así como ejemplos de trabajos ya realizados, y un presupuesto cerrado indicando qué incluye y, tan importante como esto, qué no incluye", apuntan los expertos.
2. "Siempre debemos partir de la idea de que el cliente no tiene por qué contar con un conocimiento claro del producto o servicio que le vamos a ofertar. Si lo conoce, puede pensar que está poco desarrollado, pero si no lo conoce y le pasamos un presupuesto excesivamente técnico, no le podremos hacer llegar nuestra idea de manera que él pueda visualizar el resultado", dicen.
3. "Como empresa nos interesa poder transmitir la mayor cantidad de ideas en el menor espacio posible. Es recomendable utilizar tablas y puntos", continúan.
Los datos que se van a consignar en un presupuesto son básicamente los que se especifican en la factura comercial:
- fecha, nombres y razones comerciales del comprador y vendedor.
- qué trabajo se va a realizar.
- establecimiento del precio de los trabajos.
- la forma de pago y el tiempo para hacerlo una vez aceptado el presupuesto.
- tiempo de validez de la oferta.
- qué no incluye el presupuesto (participación de otros proveedores, piezas no incluidas, impuestos, etc.…)
- debe aparecer tu firma, con el puesto que ocupas en la organización, así como la firma del cliente con su número de identificación fiscal, su firma y el sello de la empresa.
"Una vez firmado y aceptado por las partes, tendremos lo más parecido a un contrato en nuestras manos, pues existe la voluntad de las partes o consentimiento. Hay un objeto cierto del contrato y una causa para su realización", explica esta guía.
"En cuanto a la protección frente a mi cliente, está vendrá respaldada porque, en el caso de impago del cliente, se podrá acudir a un procedimiento monitorio , ya que se puede demostrar que la deuda existe y es exigible, conforme a los artículos 812 y siguientes de la Ley de enjuiciamiento civil", advierten.
¿Qué estructura tienes que seguir?
Teniendo en cuenta estas tres consideraciones, una estructura posible puede ser ésta:
1. Introducción: una pequeña introducción sobre cómo hemos enfocado las necesidades del proyecto y qué motivos nos han llevado a decidir que esta solución es la más conveniente para el proyecto.
2. Descripción del proyecto: esta irá en función del tipo de trabajo.
3. Metodología de trabajo: explicar al cliente cómo vamos a hacer las cosas.
4. Tiempos de ejecución: hay que cumplirlos. También hay que ajustar mucho e indicar cuáles son nuestras responsabilidades y cuáles son las suyas en cuanto a entregas de trabajo, validaciones, etc., y la influencia que tendrá en los tiempos el retraso en las entregas y las aprobaciones.
5. Formas de pago: es necesario indicar también los plazos que habrá que cumplir.
Para otro tipo de trabajos, donde las tareas que se van a realizar sean más perceptibles para el cliente, es suficiente con incluir la siguiente información:
1. Encabezado: donde aparezcan los datos de la empresa.
2. Descripción detallada de los trabajos que se van a realizar y su coste: donde figuren, como mínimo, el nombre del trabajo que se hará, el precio, la fecha de comienzo prevista, la duración estimada del trabajo y la validez del presupuesto.
3. Cierre: donde figuren, como mínimo, la forma de pago y un espacio para la firma del cliente y otro para el proveedor del servicio. También podríamos poner en este punto un apartado de observaciones, donde sería posible recoger cualquier tipo de apreciación que no estuviera incluida en los dos puntos anteriores.
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